Campos requeridos en los Documentos y Datos Maestros del Socio de Negocios

En SAP tenemos campos para información requerida, los cuales en algunos casos son obligatorios para el buen funcionamiento de los procesos y el cumplimiento de obligaciones legales como es el caso de la Factura Electrónica.

Realicé una organización de los campos para que sean más fácil de ver y próximamente estaré realizando algunos bloqueos a nivel de la BD para que la información obligatoria se deba llenar y no cometer errores al dejar alguno vacío, por ejemplo, la cédula de los clientes.

DATOS MAESTROS DEL SOCIO DE NEGOCIOS (CLIENTES O PROVEEDORES)

El cliente siempre se debe crear antes que cualquier documento.

Solo se debe crear una vez a menos que cambie la identificación.

1. Código: Obligatorio, se debe cumplir con el consecutivo asignado. (R: clientes de tienda, W: cliente web, P: proveedores)
2. Nombre: Obligatorio, el nombre del cliente personal o empresa.
3. Identificación: Obligatorio, es el número de identificación según el tipo de ID del cliente. (es obligatorio que el número de caracteres corresponda)
4. Medio de pago FE: Obligatorio, es el medio de pago utilizado por el cliente.
5. Impuesto: Obligatorio, es la tasa de impuesto que paga el cliente (13% es el default y aplica para la mayoría de los clientes)
6. (FE)Tipo identificación: Obligatorio, se debe seleccionar el tipo de identificación según los tipos definidos legalmente, a saber:

• 01 - Cédula Física: Usado para personas físicas nacionales de Costa Rica (10 dígitos).
• 02 - Cédula Jurídica: Usado para empresas, sociedades y entidades jurídicas nacionales (10 dígitos).
• 03 - DIMEX (Documento de Identificación Migratoria para Extranjeros): Usado para extranjeros con residencia legal o categoría migratoria aprobada en el país.
• 04 - NITE (Número de Identificación Tributaria Especial): Asignado por Hacienda a personas físicas o jurídicas extranjeras sin residencia que realizan actividades generadoras de impuestos en Costa Rica.
• 05 - Extranjero No Domiciliado: Código introducido para turistas, compradores o receptores/emisores de servicios y bienes intangibles importados que no poseen residencia ni NITE.
• 06 - No Contribuyente: Código incorporado para registrar adquisiciones locales a particulares no inscritos en el régimen tributario (por ejemplo, compra de bienes usados a personas particulares).

(FE) Actividad Comercial:  Opcional, debe llenarse cuando la venta es a una empresa.  (FE) Teléfono 1: Obligatorio, teléfono del cliente, puede ser fijo o móvil. Teléfono móvil: Opcional, indicar el número de móvil del cliente. (FE) Correo para FE: Obligatorio, se debe indicar el correo electrónico para envío de la FE, si es más de uno separar por coma y espacio. Empleado del Dpto. de ventas: Obligatorio, indicar el vendedor predeterminado del cliente.

DOCUMENTOS DE VENTAS

La ventana que se ve a la derecha de los documentos y los DM, contiene los campos que han sido creados en SAP y que no son nativos del programa, estos campos se llaman UDF (user difined field o campos definidos por el usuario), se puede ocultar o visibilizar con las teclas Ctrl+Shift+U, estos campos se pueden organizar y segmentar, creé dos segmentaciones llamadas Easymart, la cual tiene los campos necesarios para la información que llenan en las Tiendas, y la otra segmentación es Nidux, en la cual encontraran los campos de información que se llena por la página Web de Easymart cuando un cliente hace una compra.

Estas segmentaciones pueden cambiarlas si es necesario, haciendo clic en la lista desplegable que señalo con la flecha de color verde en las imágenes de abajo.

 Nota: La página Web de Easymart, solo crea Ordenes de Venta o Facturas, por lo cual solo estos documentos tendrán información en los UDF en la sección Nidux.

OFERTA DE VENTAS

1. Cliente: Obligatorio, es el código del cliente creado previamente en el Dato Maestro del Socio de Negocios (Cliente).
2. Nombre: Obligatorio, viene del DM del cliente. Se puede modificar de ser necesario, escribiendo el nuevo y presionando las teclas Ctrl + Tab.
3. Tipo de Entrega: Opcional, se utiliza principalmente para los clientes de la página, para definir como se les entregará, pero puede aplicar para tienda.
4. Tipo de Factura: Obligatorio, la opción predefinida es Nacional y no se debe modificar a menos que realize una venta de exportación.
5. Fecha de Transferencia: Opcional, indica cuando se realizó el pago por parte del cliente.
6. Banco: Opcional, indica cuál fue el Banco utilizado para el pago.
7. Num. comprobante: Opcional, indica el número del comprobante de pago.
8. Medio de pago: Opcional, indica el medio de pago utilizado por el cliente para pagar.
9. Empleado de ventas: Obligatorio, viene de la información suministrada al crear el DM del cliente, se puede modificar de ser necesario.

ORDEN DE VENTAS

En el caso de las Ordenes de Venta, si pueden encontrar información en la segmentación Easymart o Nidux según la compra.

1. Cliente: Obligatorio, es el código del cliente creado previamente en el Dato Maestro del Socio de Negocios (Cliente).
2. Nombre: Obligatorio, viene del DM del cliente. Se puede modificar de ser necesario, escribiendo el nuevo y presionando las teclas Ctrl + Tab.
3. Tipo de Entrega: Opcional, se utiliza principalmente para los clientes de la página, para definir como se les entregará, pero puede aplicar para tienda.
4. Tipo de Factura: Obligatorio, la opción predefinida es Nacional y no se debe modificar a menos que realicé una venta de exportación.
5. Fecha de Transferencia: Opcional, indica cuando se realizó el pago por parte del cliente.
6. Banco: Opcional, indica cuál fue el Banco utilizado para el pago.
7. Num. comprobante: Opcional, indica el número del comprobante de pago.
8. Medio de pago: Opcional, indica el medio de pago utilizado por el cliente para pagar.
9. Empleado de ventas: Obligatorio, viene de la información suministrada al crear el DM del cliente, se puede modificar de ser necesario.

FACTURA

En el caso de las Facturas, si pueden encontrar información en la segmentación Easymart o Nidux según la compra.

1. Cliente: Obligatorio, es el código del cliente creado previamente en el Dato Maestro del Socio de Negocios (Cliente).
2. Nombre: Obligatorio, viene del DM del cliente. Se puede modificar de ser necesario, escribiendo el nuevo y presionando las teclas Ctrl + Tab.
3. (FE) Consecutivo: es el número de la factura electrónica, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
4. (FE) Clave Numérica: es el número correspondiente a la clave electrónica, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
5. (FE) Estado: es el estado del documento procesado por el sistema de Facturación Electrónica.
6. (FE) Retransmitir: En el caso de que una factura no se procese por el sistema de Facturación Electrónica durante mucho tiempo, puede reenviarse cambiando a Sí.
7. Empleado de ventas: Obligatorio, viene de la información suministrada al crear el DM del cliente, se puede modificar de ser necesario.
8. Tipo de Entrega: Opcional, se utiliza principalmente para los clientes de la página, para definir como se les entregará, pero puede aplicar para tienda.
9. Tipo de Factura: Obligatorio, la opción predefinida es Nacional y no se debe modificar a menos que realicé una venta de exportación.
10. Fecha de Transferencia: Opcional, indica cuando se realizó el pago por parte del cliente.
11. Banco: Opcional, indica cuál fue el Banco utilizado para el pago.
12. Num. comprobante: Opcional, indica el número del comprobante de pago.
13. Medio de pago: Opcional, indica el medio de pago utilizado por el cliente para pagar.

FACTURA CUANDO UN CLIENTE COMPRA POR WEB

Cuando un cliente compra por la Web, algunos campos de uso por el API con Nidux, se llenan con información de la transacción. Esta información la llena el API y no tenemos que hacer nada más.

1.      Nidux_tipo_envio: indica el tipo de entrega.

2.      Nidux Customer ID: es el número de cliente en Nidux.

3.      Nidux IP_origen: es la dirección IP del cliente al momento de la compra.

4.      Nidux OrderId: es el número de pedido en Nidux

5.      Nidux Consumer_cel: celular del cliente almacenado en Nidux.

6.      Payment Method Name: es el método de pago usado por el cliente.

a.      VPOS2: El cliente pagó con tarjeta

b.     SINPE: El cliente va a realizar el pago por SINPE.

7.      Payment Transaction ID: Número de autorización del Banco al pago con tarjeta.

8.      Payment Method Status: Estado del pago de la orden, en este ejemplo pagado correctamente.

NOTA DE CRÉDITO

En el caso de las Notas de Crédito, si pueden encontrar información en la segmentación Easymart o Nidux según la compra.

1. Cliente: Obligatorio, es el código del cliente creado previamente en el Dato Maestro del Socio de Negocios (Cliente).
2. Nombre: Obligatorio, viene del DM del cliente. Se puede modificar de ser necesario, escribiendo el nuevo y presionando las teclas Ctrl + Tab.
3. (FE) Consecutivo: es el número electrónico de la NC, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
4. (FE) Clave Numérica: es el número correspondiente a la clave electrónica, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
5. (FE) Estado: es el estado del documento procesado por el sistema de Facturación Electrónica.
6. (FE) Retransmitir: En el caso de que una NC no se procese por el sistema de Facturación Electrónica durante mucho tiempo, puede reenviarse cambiando a Sí.
7. Empleado de ventas: Obligatorio, viene de la información suministrada al crear el DM del cliente, se puede modificar de ser necesario.
8. Referencia NC: Obligatorio, se utiliza para hacer referencia a la factura que se está anulando.
9. Tipo de Factura: Obligatorio, la opción predefinida es Nacional y no se debe modificar a menos que realicé una venta de exportación.
10. (FE) Medio de pago: Obligatorio, predeterminado tiene transferencia, le indica al Ministerio de Hacienda como pagó el cliente.
11. (FE) CodActividad: Obligatorio, predeterminado "VENTA AL POR MAYOR...", le indica al MH la actividad economica de la empresa.
12. (FE) Tipo Documento Referencia: Obligatorio, le indica al MH el tipo de documento que estamos anulando.
13. (FE) Referencia: Obligatorio, indica uno de los tipos de anulación aceptados por el MH.
14. (FE) Razón Referencia: Deben digitar una razón por la cual se está anulando la factura.
15. (FE) Actividad Económica Receptor: Si el cliente es contribuyente, se debe indicar su actividad económica.

También en la pestaña Finanzas, en Documento de Referencia se selecciona el botón con los tres puntos.

·         En la columna Tipo de transacción: Indicar el documento que se está anulando.

·         Número de documento: Indicar el consecutivo del documento por anular.

NOTA DE DÉBITO

En el caso de las Notas de Débito, si pueden encontrar información en la segmentación Easymart o Nidux según la compra.

1. Cliente: Obligatorio, es el código del cliente creado previamente en el Dato Maestro del Socio de Negocios (Cliente).
2. Nombre: Obligatorio, viene del DM del cliente. Se puede modificar de ser necesario, escribiendo el nuevo y presionando las teclas Ctrl + Tab.
3. (FE) Consecutivo: es el número electrónico de la ND, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
4. (FE) Clave Numérica: es el número correspondiente a la clave electrónica, es obligatorio pero creado por el sistema de Facturación.
5. (FE) Estado: es el estado del documento procesado por el sistema de Facturación Electrónica.
6. (FE) Retransmitir: En el caso de que una ND no se procese por el sistema de Facturación Electrónica durante mucho tiempo, puede reenviarse cambiando a Sí.
7. Empleado de ventas: Obligatorio, viene de la información suministrada al crear el DM del cliente, se puede modificar de ser necesario.
8. Referencia NC: Obligatorio, se utiliza para hacer referencia a la NC que se está anulando.
9. Tipo de Factura: Obligatorio, la opción predefinida es Nacional y no se debe modificar a menos que realicé una venta de exportación.
10. (FE) Medio de pago: Obligatorio, predeterminado tiene transferencia, le indica al Ministerio de Hacienda como pagó el cliente.
11. (FE) CodActividad: Obligatorio, predeterminado "VENTA AL POR MAYOR...", le indica al MH la actividad economica de la empresa.
12. (FE) Tipo Documento Referencia: Obligatorio, le indica al MH el Tipo de documento que estamos anulando.
13. (FE) Referencia: Obligatorio, indica uno de los tipos de anulación aceptados por el MH.
14. (FE) Razón Referencia: Deben digitar una razón por la cual se está anulando la factura.
15. (FE) Actividad Económica Receptor: Si el cliente es contribuyente, se debe indicar su actividad económica.

También en la pestaña Finanzas, en Documento de Referencia se selecciona el botón con los tres puntos.

·         En la columna Tipo de transacción: Indicar el documento que se está anulando.

·         Número de documento: Indicar el consecutivo del documento por anular.