(Alium) Confirmación de Documentos de Compra para ingreso
Para habilitar y que sean visibles los documentos de compra en las ENTRADAS DE MERCADERÍA estos deben ser previamente CONFIRMADOS.
El proceso tiene dos variables, una es cuando el documento es un PEDIDO DE COMPRA y la otra es cuando el documento es una FACTURA DE PROVEEDOR.
El cambio en los documentos se debe a cuando la compra es nacional o cuando es internacional.
Primero debemos ingresar al sistema Alium. http://www.aliumwm.appspot.com/
Luego vamos al menú principal y al módulo INGRESOS
En INGRESOS tenemos dos caminos a seguir, dependiendo si la compra será nacional o internacional.
Cuando la compra es Nacional el documento base en SAP es el PEDIDO, por lo cual se debe ingresar en Alium a COMPRAS para la correspondiente CONFIRMACIÓN.
Cuando la compra es Internacional el documento base en SAP es la FACTURA DE PROVEEDOR, por lo cual se debe ingresar en Alium a FACTURA DE COMPRA para la correspondiente CONFIRMACIÓN.
Para el ejemplo voy a utilizar la Factura de Compra, el proceso es igual en el COMPRAS.
Al igual que en otros documentos de Alium, se tienen 3 estados BORRADOR, CONFIRMADO y CERRADO, además de las opciones de BUSCAR, ACTUALIZAR, VISUALIZAR y CERRAR.
Si presionamos la opción BUSCAR se nos habilita el campo para escribir un criterio de búsqueda. Por ejemplo.
Al presionar en CERRAR a la derecha, Alium oculta el campo para escribir el criterio de búsqueda y en su lugar muestra los estados de los documentos.
En este caso, el documento 13145 se encuentra en estado BORRADOR, mientras el documento se encuentra en borrador puede ser modificado, una vez confirmado no podrá ser modificado.
Al poner check en la casilla a la izquierda del número de documento, Alium oculta los Estados y en su lugar muestra la posible acción para el documento seleccionado, en este caso CONFIRMAR.
Si estamos seguros de que el documento vendrá tal como está, podemos confirmar haciendo clic en la opción CONFIRMAR.
Alium nos mostrará el mensaje preguntándonos si estamos seguros.
Si confirmamos Alium nos muestra el mensaje de que el documento se confirmó correctamente.
También veremos que la línea correspondiente al documento desaparece del estado BORRADOR en el cual estamos.
Ahora si hacemos clic en el estado CONFIRMADO Alium mostrará los documentos que tengan ese estado o si tenemos aplicado el filtro nos mostrará el documento que anteriormente teníamos visualizado.
De igual forma, estando en Estado CONFIRMADO si ponemos check al documento, Alium nos muestra las opciones posibles, las cuales serían CONFIRMAR en el caso de que el documento no pasara por algún motivo y se deba reconfirmar, o la opción CERRAR cuando se deba cancelar la transacción.
Estando en cerrado ya no se puede volver a abrir el documento.
Después de 3 días, cualquier documento en estado CERRADO se borrará de la pantalla de visualización, el documento ya no estará disponible, sin embargo, el historial de movimientos si queda permanentemente.
En este momento el documento ya se encuentra disponible para hacer la correspondiente entrada de mercadería la cual se busca con el mismo número de FACTURA DE COMPRA o COMPRA.
Si vamos a TRANSACCIONES DE INV y hacemos clic en ENTRADA DE MERCADERÍA ya podemos buscar el documento.
Ahora el siguiente paso sería la PROCESO DE ENTRADA DE MERCANCÍAS EN ALIUM
En el caso de que la ENTRADA DE MERCANCÍAS tenga una diferencia en las cantidades o SKUs se deberá cerrar el documento manualmente.
En el menú principal vamos a INGRESOS y a la opción ENTRADA DE MERCADERÍA.
El documento va a aparecernos en el estado CONFIRMADO
Si estamos seguros de que la mercadería será recibida tal cual está, ponemos el check en la casilla a la izquierda del número del documento y hacemos clic en la opción CERRAR.
Alium nos pregunta si estamos seguros de querer Cerrar el documento y confirmamos.